Для фиксации факта доставки и хранения доказательств в помещении страховой компании нужно завести Журнал учета и хранения доказательств по страховым событиям.

В Журнале должны быть отмечены: дата и время поступления доказательств, наименования доказательств, по какому страховому событию они проходят, их описание, упаковка. Это обеспечит защиту от нападок адвокатов, которые часто утверждают, что в помещении страховой компании те или иные предметы, изъятые страховщиком, не хранились надлежащим образом, поэтому могли получить дополнительные повреждения, деформации и др.

Поэтому необходимо обеспечить ограниченный допуск к доказательствам и их защиту от случайной утери или повреждения.
Все изъятые предметы и объекты должны быть упакованы и снабжены ярлыками. Доказательства и важные документы по страховым событиям должны храниться в сейфе, в шкафу или комнате, запираемой на ключ.
По одному из уголовных дел, возбужденному в 2005 году по факту деятельности организованной преступной группы страховых мошенников, были установлены случаи хищения в страховой компании и уничтожения мошенниками старых материалов выплатных дел с фальшивыми документами.

Подлинники документов, кроме случаев их передачи по требованию суда, следователя или эксперта должны храниться в страховой компании. При этом со всех документов обязательно снимаются копии, а вещественные доказательства фотографируются с применением измерительной фотосъемки, а снимки подписываются.

Направление материалов на экспертизу и исследование.
Эксперты часто в своих заключениях отражают, в каком виде поступили материалы для проведения исследования. Если в заключении эксперта будет указано, что материалы поступили в неупакованном виде, это даст возможность адвокатам страхователя признать такие доказательства недопустимыми.

Перед направлением материалов на экспертизу, следует проверить их упаковку, скрепить упаковку печатью страховщика. При вызове эксперта для осмотра и исследования крупных объектов (например, частей транспортных средств) следует позаботиться, чтобы данные доказательства, особенно находящиеся на открытом воздухе были накрыты брезентом или полиэтиленом, доступ к ним посторонних лиц должен быть ограничен.
Направлять материалы на экспертизу и исследование следует с курьером — работником страховой компании.

При проведении экспертного исследования по заявке страховщика вне рамок судебного заседания доказательства следует передавать эксперту под роспись в Акте приема передачи материалов для проведения экспертного исследования. Это позволит проконтролировать вопрос о сохранности доказательств в данном экспертном учреждении.